[안계환의 독서경영] 대통령 보고서

최근 저는 보고서 작성법에 대한 강의를 준비하고 있습니다. 보고서는 기업에서 일하거나 국가공무원으로 일하거나 상관없이 누구나 큰 과제입니다. 우리가 만들어야 하는 것은 보고서라고 표현되는 것 말고도 제안서, 품의서, 기획서 등 다양한 종류의 문서가 있습니다. 이를 잘 작성하는 능력을 갖추는 것이야말로 능력있는 인재로 평가되는 길이기도 합니다.

만약 자신의 상사로부터 이러 이러한 내용의 보고서를 제출하라는 지시를 받았을때 막상 보고서를 작성하려고 자리에 앉으면 눈앞이 캄캄한 느낌을 받으신적을 없으신가요? 저도 소프트웨어 개발자로 있다가 사업기획을 하도록 업무변경이 된 후 처음 기획안 제출을 지시 받았을때 얼마나 두려웠는지 모릅니다. 회사에서는 세세하게 이렇게 하라 저렇게 하라 가르쳐 주지 않고 일단 일을 시켜보고 나서 잘못을 지적하는 경우가 많기 때문입니다. 어떤 상사는 일단 보고서를 가져오라 시키고 나서 붉은 펜으로 마구 그어 놓기도 하고, 처음부터 제대로 보지도 않고 다시해오라고 지시하는 상사도 있습니다.

당연히 보고서를 작성해야 하는 담당자는 그 분야에 대한 전문지식을 보유하고 있어야 하지만, 체계적으로 배워서 일하는 사람은 별로 없습니다. 일단 시작해 보고 때로는 선배로부터 선배의 방식으로 배워서 업무를 진행할 수 밖에는 없었습니다. 그것이 옳은 방식인지 틀린 방식인지도 모르면서 일딴 깨지면서 배워야 한다는 논리로 무장하고 있는 선배가 있기도 하지요. 어떤 상사는 쌓여있는 수많은 보고서를 바람에 날려보고 가까이 떨어지는 것을 선택한다는 우스개 소리가 있을 정도로 개념없는 경우도 있었습니다. 

그럼 우리는 보고서를 작성해야 할때 어떻게 해야 하는지 알아 볼까요? 대통령 비서실에 근무했던 행정관들이 주축이 되어서 만든 [대통령 보고서]는 청와대 비서실에서는 어떻게 보고서를 작성하는지 잘 알려주고 있습니다. 이 책은 공무원 스타일의 보고서 뿐만이 아니라 기업에서 일하는 사람들에게도 도움이 될 수 있습니다. 이분들은 청와대 비서실에 체계화된 문서체계가 없다는 것을 알고 일종의 학습조직을 만들어서 연구를 했습니다. 이 책의 초안이 된 [보고서 작성 매뉴얼]을 먼저 만들었고 많은 기관에 교육으로 전파했습니다. 현재는 중앙공무원교육원에 원격 과정으로 운영되고 있다고 합니다. 

보고서는 일종의 의사소통 수단입니다. 커뮤니케이션 도구라고 표현할 수 있습니다. 보고서 작성를 지시한 상급자와 작성담당자간의 의사소통을 통하여 소비자가 원하는 보고서가 되어야 하기 때문입니다. 

그래서 첫번째 염두에 두어야 하는 사항은 수요자가 원하는 보고의 목적에 부합하는가 입니다. 그래서 보고서를 구체적으로 써내려가기 전에 보고 목적과 주제에 대해 사전에 충분히 고민하고 협의를 통해서 결정하는 것이 중요합니다. 따라서 업무를 지시한 상급자의 의도를 정확하게 파악하여 보고서의 방향을 잘 정해야만 원하는 결과가 나올 수 있게 됩니다.

보고서 작성에서 두번째 염두에 두어야 할 사항은 보고내용이 정확한가 입니다. '훌륭한 보고서'란 신뢰할 수 있는 보고서로 그 결과에 대해 신뢰할 수 있어야 합니다. 근거자료의 경우에 최대한 확인하고 또 확인해서 얼마나 근접한 자료인가를 잘 점검한 후 활용할 수 있어야 보다 정확한 보고서가 될 수 있습니다.

세번째 사항은 보고서가 얼마나 간결한가 입니다. 보고서는 이를 지시한 분과의 커뮤니케이션 수단입니다. 커뮤니케이션이 잘 되려면 핵심을 제대로 짚으면서도 간결하게 구성되어야 합니다. 실제로 의사결정 권한을 가지고 있는 분들은 매우 바쁩니다. 짧은 시간에 많은 내용을 결정해야 하는 압박을 받고 있습니다. 그래서 보고서에 너무 많은 내용을 담으려고 욕심을 부려서는 안됩니다. 짧고 간략하면서도 보고하는 사람이 하고 싶은 얘기나 목적을 충분히 담은 보고서가 진정 훌륭한 보고서가 될 수 있습니다.

보고서 작성시 유념할 네번째 내용은 얼마나 보고서가 이해하기 쉽게 썼는가 입니다. 전문용어나 어려운 한자를 썼는지, 불필요한 외래어를 많이 썼는지도 봐야 합니다. 좋은 보고서는 쉬운용어를 잘 쓰면서도 핵심을 잘 전달하는 것입니다. 특히 많이 사용되는 영어표현의 외래어의 경우 영어로 그냥 쓰기 보다는 한글로 표현하는 것이 이해하기 쉽습니다. 사실 보고서를 어렵게 쓰기보다 쉽게 쓰는 것이 더 힘든 경우가 많습니다. 고도의 적합한 단어선택 능력을 갖춰야 하는것도 이때문입니다.

다섯번째 사항은 완결성을 갖추었는가 입니다. 완결성을 갖춘 보고서란 그 자체만으로도 더 이상 추가적인 보고서가 필요없이 의사결정을 할 수 있도록 완성도가 높은 보고서입니다. 따라서 최종 보고서를 제출하기 전에 보고받은 사람의 입장에서 의문사항을 체크해 보고, 보고서가 이에 부합하는 결과를 내고 있는가를 점검해야 합니다.

마지막으로 적절한 시점에 보고하는가를 체크해 보아야 합니다. 아무리 가치가 있는 정보와 좋은 내용이라도 적절한 때를 놓치면 훌륭한 보고서로 인정받기 어렵습니다. 시급한 사안이라면 내용이 충분치 않더라도 바로 보고할 수 있어야 하고 내용이 충실해야 할 보고라면 일정한 기간을 가지고 보고하는 것이 좋겠습니다. 일정이 시급해 완결되지 않은 보고서를 올렸다면 추가 보고서를 적절한 시점에 제출하는 것도 고려해 봐야 할 사항입니다. 

오늘 소개할 책 [대통령 보고서]는 출간한지 2년이 넘었는데도 지속적으로 판매가 되고 있고 제가 사본 책이 19쇄를 찍었을 정도입니다. 물론 청와대 비서실에서 작업하는 보고서 내용이라서 기업에 계신분들에게 적합한 예제가 아닐 수도 있지만 나름대로 참고할 만한 내용으로 잘 정리되어 있습니다. 

특히나 이 책을 발간한 분들이 자발적인 학습조직을 구성하고 보고서의 품질을 높이고자 연구를 거듭하여 결과를 내게 되었고 많은 분들에게 영향을 주었다는 사실입니다. 독서경영의 가장 핵심이 되는 학습조직 구성과 그 결과물의 좋은 사례라 할 수 있습니다. 

감사드리며
안계환 드림